Comment louer votre premier bureau ou emménager dans un nouveau bureau. Qu'il s'agisse de louer un espace de bureau pour la première fois ou de déménager dans un nouveau local, le processus d'évaluation des besoins en espace, de création d'un budget, de visite d'espaces, de négociation d'un bail et de déménagement peut être intimidant.
L'un des éléments qui rend la location d'espace si difficile est qu'il n'y a pas de bail universel, de bâtiment standard ou de propriétaire typique. La bonne nouvelle est que même si les détails du processus de location diffèrent pour chaque locataire, le chemin général que chacun doit suivre est très similaire.
Voici le résumé des huit étapes principales du processus de location.
Ces étapes comprennent :
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- Se familiariser avec le processus de location.
- Déterminer si on doit embaucher un courtier.
- Évaluer ses besoins en espace.
- Élaborer un budget.
- Sélectionner un emplacement et un bâtiment.
- Négocier avec les propriétaires.
- Aménager l'espace.
- Faire ses boîtes et déménager (le cas échéant).
Se familiariser avec le processus de location
En comprenant les étapes du processus et le temps que chacune peut prendre, vous pouvez définir des attentes réalistes quant aux délais nécessaires pour vous procurer un emplacement de bureau. Les petits blocs de 2500 pieds carrés (232,25 mètres carrés) peuvent prendre quelques mois à arranger, mais de grands blocs de 25 000 pieds carrés (2322,58 mètres carrés) ou plus peuvent nécessiter des années pour être sécurisés et construits selon les spécifications de votre entreprise.
Déterminer si on doit embaucher un courtier pour vous représenter
Il n'y a aucune exigence que vous engagiez un courtier pour vous représenter, mais contracter quelqu'un pour représenter vos intérêts n'est jamais une mauvaise idée.
Deux choses clés à garder à l'esprit sont :
1) un courtier locateur est contractuellement tenu de négocier au nom du propriétaire, donc si vous travaillez directement avec eux, soyez réaliste au sujet des intérêts qu'ils priorisent ;
2) Généralement, c'est le courtier du locateur qui partage sa rétribution avec le courtier du locataire. C'est déjà prévu dans le contrat qu'il a signé avec le propriétaire. Donc profitez de l'expérience et de l'expertise de votre courtier, c'est sans frais pour vous.
Évaluer ses besoins en espace
Déterminer combien il y a d'espace à louer et comment le bureau sera aménagé est une étape importante du processus. Pour commencer, effectuer un calcul rapide peut vous aider à générer une estimation raisonnable.
Pour ce faire, multipliez le nombre d'employés que vous devez accommoder par le nombre moyen de pieds carrés par employé de bureau. Ce chiffre se situe présentement à 180 pieds carrés (16,72 mètres carrés).
Donc, si vous avez 40 employés qui auront chacun besoin de leur propre bureau, plus quelques salles de conférence et une cuisinette, vous aurez probablement besoin de 7200 pieds carrés (668,90 mètres carrés).
Ce chiffre augmentera ou diminuera en fonction d'une foule de facteurs, tels que la taille des salles de conférence et de la cuisinete dont votre entreprise a besoin ; si vous aurez besoin de plus de bureaux que de cabines ; si vous allez créer une zone de réception ; l'espacement des colonnes et la ligne de fenêtre des bâtiments que vous envisagez, etc.
Avec ces critères à l'esprit, vous pourriez rechercher des blocs d'espace dans une fourchette de 6000 (557,41 mètres carrés) à 9000 pieds carrés (836,12 mètres carrés).
Élaborer un budget
Comprendre combien vous pouvez vous permettre de payer en loyer est essentiel. Ici encore, un calcul rapide peut aider à générer une approximation adéquate. En suivant l'exemple ci-dessus, si vous louez 6000 pieds carrés (557,41 mètres carrés) et payez 30 $ le pied carré (322,92 $ par mètre carré) par année en loyer, votre loyer annuel totalisera 180 000 $.
En ce qui concerne le chiffre de 30 $ par pied carré, vous devrez savoir si le montant est offert sur une base tous frais compris ou triple-net.
Le premier signifie que toutes les taxes municipales et scolaire, les services publics et les frais de gestion sont inclus dans le loyer et le second indique que vous paierez ces dépenses en plus du montant de 30 $ par pied carré de loyer. Selon le bâtiment et le marché, ces dépenses d'exploitation peuvent varier considérablement, d'environ 2,5 % à 25 % du loyer de base.
De plus, il y a une série de coûts initiaux comme les frais juridiques, le dépôt de sécurité, le premier mois de loyer, les frais de construction et les frais de déménagement pour lesquels les locataires doivent allouer des fonds.
Sélectionner le secteur et le type de bâtiment
Cette facette du processus est au cœur de la recherche d'espace de bureau et comporte plusieurs considérations critiques. Il s'agit notamment de comprendre les besoins des principaux intervenants de votre organisation, de déterminer s'il y a une clientèle dont vous devez vous rapprocher et de vérifier si les habitudes de déplacement des employés sont une priorité pour votre entreprise.
En outre, la structure fiscale et les coûts de main-d'œuvre dans certaines régions peuvent peser lourdement sur votre décision de localisation.
Une fois que vous vous concentrez sur des bâtiments spécifiques, il y a d'autres facteurs à considérer. L'espace vous permettent-elle d'accommoder l'aménagement dont vous avez besoin pour votre entreprise ? Ceci ne représente qu'un des nombreux critères potentiels auxquels vous devrez répondre lors de l'évaluation des emplacements, des sous-marchés, des quartiers et des bâtiments.
Négocier avec les propriétaires
Pour obtenir le meilleur forfait global de location, vous ou votre courtier devrez négocier avec plusieurs propriétaires. Ceux-ci s'attendent à ce que vous envisagiez plusieurs propriétés, et une fois que vous aurez établi une courte liste d'emplacements potentiels, vous pouvez communiquer avec leurs propriétaires respectifs dans le cadre d'une demande de proposition.
En restant ouvert à quelques options viables, vous pouvez opposer une offre à une autre et obtenir les conditions de location les plus favorables possibles pour votre entreprise.
Les loyers, les concessions telles que les allocations d'améliorations locatives et plusieurs mois de loyer gratuit, les dépenses réduites, les options de renouvellement et d'expansion et le droit de sous-louer votre espace sont autant de conditions qui devraient fournir un maximum de valeur et de flexibilité pour votre entreprise.
Aménager l'espace
Les espaces de bureau sont disponibles dans de nombreuses conditions, des espaces « coquille » avec colonnes, fils et tuyaux exposés, et murs et plafonds inachevés, aux espaces « clés en main » prêts à être occupés.
Entre les deux, il y a des espaces qui sont partiellement démolis ou construits et qui nécessitent différents degrés d'aménagement. Que les espaces que vous envisagiez aient besoin d'un peu ou de beaucoup de construction, il est important de comprendre combien il en coûtera pour construire l'espace.
La plupart des propriétaires offrent des forfaits « améliorations locatives », qui sont des fonds qui couvrent la plupart ou même la totalité des coûts de construction de votre espace.
Cependant, en comparant les offres des propriétaires, il est important de garder à l'esprit qu'une allocation d'amélioration locative de 100 $ par pied carré peut ne pas aller aussi loin dans un bâtiment qu'une autre, alors générez des estimations des coûts de construction pour différentes offres avant de signer un bail.
Faire ses boîtes et déménager
Aviser les employés, déterminer les meubles à garder, purger les anciens dossiers et veiller à ce que les lumières soient allumées au nouveau bureau sont toutes des composantes d'un déménagement de bureau.
C'est la dernière étape du processus après des mois de recherche, de visites, de calcul des coûts, de négociations et de construction. Bien que les étapes impliquées dans le déménagement puissent sembler intuitives, il est important de planifier le déménagement et de fixer des attentes, surtout chez les employés.
Être préparé pour chaque phase du processus — de la vérification et de l'embauche de déménageurs à la mise en service des ordinateurs — assurera que vous êtes ouvert aux affaires dans votre nouvel emplacement.
C'est ça, faire affaire avec des courtiers d'expérience !
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À bientôt !
Alain St-Jean, Daniel Lambert, courtiers immobiliers agréés DA - Commercial et résidentiel
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